收发文管理办法

第一条 为加强学校公文管理，提高工作效率和质量， 实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化。依据《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，结合学校实际，特制定本制度。

第二条 收文是指凡外部送达我校的公务文件、电报、信函和其他文字材料；发文是指以学校名义发出的文件、信函和其他文字材料。

第三条 收文办理主要程序包括：

（一）签收。投递到收发室的收文，由收发员签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关或外单位网上发布的收文，由行政办公室人员签收。

（二）登记。由行政办公室设立专门登记簿，按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件进行登记。

（三）分办。登记后的收文由行政办公室秘书根据办公室主任的拟办意见，及时送有关领导批示。

（四）批办。由学校各主管领导根据收文的内容和要求，用钢笔或签字笔批示，也可以直接在学校办公平台批示。

（五）传阅。对于非承办性的收文，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由学校主管领导确定，行政办公室秘书按确定的传阅范围组织传阅工作。

（六）承办。对于需要承办的收文，行政办公室秘书负责及时督促承办部门办理。

（七）注办。承办人员应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。

（八）归档。注办后的文件要及时交回行政办公室，需归卷的文件由档案室负责归档。

第四条 发文办理主要程序包括

（一）拟稿。以学校行政的名义发文，由行政办公室拟稿；涉及到其他处室，专业性强的发文，经主管校长同意后，由有关处室拟稿。拟稿必须用发文稿纸，其标题、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。

（二）核稿。学校行政办公室负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核。

（三）签发。核稿后的发文，由行政办公室及时送交有关校领导审核签发。

（四）编号登记。发文经校领导签发后，由行政办公室秘书对发文进行登记和编号。

（五）打印。经过编号登记后的发文，由行政办公室负责安排打印。

（六）校对。打印的清样由供稿部门及时组织人员校对。

（七）用印。制成的发文加盖学校印章。

（八）送发及归档。发文的内部分发由行政办公室负责，校外寄发或送发相关处室负责。学校所有发文的底稿及正式文件一式三份交档案室归档。

第五条 本制度由行政办公室负责解释。

第六条 本制度自发布之日起正式施行。